Agilité à l’échelle et Confinement : comment réussir un PI Planning SAFe à distance ?

La période que nous venons de traverser a mis à rude épreuve les modes d’organisation des entreprises et la capacité d’adaptation de leurs équipes. Parmi ces modes d’organisation, de plus en plus d’entre elles avaient fait le choix des pratiques d’agilité à l’échelle dans le cadre SAFe (Scaled Agile Framework). SAFe s’articule autour de rituels basés sur un regroupement en présentiel des équipes et au cours desquels le management visuel est privilégié. Parmi ces rituels, le plus important est le PI Planning : c’est LE moment où l’entièreté du train SAFe collabore dans une même pièce pour prioriser les travaux et s’engager ensemble sur le contenu de la prochaine itération. En tant que RTE, j’ai été ces derniers mois en première ligne pour piloter un train SAFe. En contact pendant cette période particulière avec plusieurs homologues RTE dans d’autres contextes, j’ai souhaité vous partager les enseignements que j’ai tirés de nos échanges, afin de vous permettre de maximiser les chances de réussite de SAFe dans votre entreprise.

Revenons tout d’abord quelques instants sur la cérémonie du PI Planning et son importance capitale dans le framework SAFe. Disons-le à nouveau, le PI Planning est tout simplement LE rituel central SAFe dont la vocation est de définir la roadmap des travaux des équipes en charge de développer une solution, sur un incrément le plus souvent d’une durée de 2 à 3 mois. Ce rassemblement, généralement tenu sur 2 jours, consiste à regrouper  l’ensemble des acteurs du programme, des sponsors aux développeurs en passant par la direction de programme, le RTE, les Product Owners, Scrum Masters, architectes et autres acteurs de la chaîne de création de valeur. Il est rigoureusement structuré autour de cérémonies, de modalités d’échanges et de boards d’équipes amenant à définir les travaux à réaliser. Et la méthodologie officielle est très claire sur une modalité : c’est un événement « face à face ».  

The Agile Manifesto states, “The most efficient and effective method of conveying information to and within a development team is a face-to-face conversation.”

SAFe takes this to the next level with PI planning, a routine, face-to-face event, with a standard agenda that includes a presentation of business context and vision, followed by team planning breakouts—where the teams create their Iteration plans and objectives for the upcoming Program Increment (PI).   Extrait du site officiel de SAFe  https://www.scaledagileframework.com/pi-planning/

Pas besoin de vous le rappeler, dans le contexte actuel, se réunir physiquement dans un même lieu n’est pas envisageable. Et pourtant, pas le choix, il faut bien que le train avance ! Dans de telles conditions, il faudra donc redoubler de vigilance dans la préparation de la cérémonie.

3 questions clef à se poser avant de démarrer

En résumé, les objectifs du PI Planning dans le cadre SAFe sont  :

  • S’assurer de la cohérence de l’ensemble des travaux à mener avec la vision générale
  • Donner de la visibilité au management sur les capacités et l’ambition visée
  • Assurer le bon cadencement des livraisons en synchronisant les dépendances entre les travaux des équipes
  • Donner confiance et aligner les équipes en partageant les objectifs à venir et en mitigeant les risques collectivement

Le premier point important à garder à l’esprit est que, pour tenir ce PI planning en période de confinement ou dans des équipes en full remote, il n’y a pas de solution parfaite mais une multitude d’options à analyser au travers de 3 questions clé :

  • La vision est-elle suffisamment claire dans le contexte donné pour tenir un PI planning qui fait sens d’un point de vue stratégique ?
  • Quelle est votre capacité de production et de collaboration à distance ?
  • Quelle est la maturité digitale de votre société autour du travail à distance ?

Sur la première question, si les évènements et circonstances sont trop impactantes et que la vision doit être significativement ajustée, autorisez-vous à évaluer si le temps dont vous disposez d’ici au prochain PI Planning est suffisant pour :

  • d’une part, objectiver une nouvelle vision de l’entreprise et du programme et
  • d’autre part, ajuster le backlog des travaux et priorités avec les parties prenantes en conséquence : Il s’agira là d’aligner la liste des besoins (features) avec la vision.

Si ces deux points ne sont pas clairs d’ici à la tenue de votre PI planning inutile d’insister, annulez-le ! Les conditions ne sont certainement pas réunies pour bien orienter le train !

Une solution pourrait être d’accompagner les équipes du train à rajouter un certain nombre de sprints à la volée sur lesquels elles pourront facilement se projeter au regard des urgences du moment, des dettes techniques à résorber ou encore de la livraison d’enablers trop souvent reportés. La direction de programme et le top management pourront ainsi profiter de ce délai pour objectiver cette vision si indispensable à la cohérence d’ensemble des choix et donner aux équipes du train toutes les chances de réussir leur PI planning.

Concernant la capacité de production et de collaboration, il est primordial de se reposer la question des moyens effectifs des équipes. Leur capacité peut être impactée par une multitude de facteurs exogènes, qu’il convient d’identifier en amont. Disponibilité limitée des product owners, besoins changeants des clients, chaînes d’approvisionnement perturbées, ressources limitées, freeze d’environnements de tests ou de production, congés imposés non anticipés, problématiques de connexions à distance des équipes, bande passante, saturation de serveur hébergeant des infrastructures clef pour les mises en production, etc… sont autant de sujets à évaluer pour planifier des travaux sur la base d’une réalité de terrain.

Enfin, la troisième question clef concerne les outils pour la tenue du PI Planning.

Un PI planning à distance va nécessiter des outils permettant de gérer virtuellement la cérémonie, en utilisant des environnements tels que messagerie instantanée, visioconférences et boards virtuels.

Pour créer les conditions du succès d’un PI planning distribué, les équipes devront être en mesure de :

  • Collaborer en temps réel, dans un espace commun et/ou des salles virtuelles séparées, qu’il faudra programmer au préalable :
    • Une salle virtuelle par équipe de développeurs / composant
    • Une salle virtuelle par Product owner / stream
    • Une salle virtuelle pour la Direction de Programme et l’intendance
    • Une salle virtuelle générale pour les rituels communs (partages des risques, restitutions, gestion des scrum of scrum breakouts, votes de confiance, rétrospective)
    • Des salles dédiées, selon les besoins de cessions de travail entre équipes
  • Matérialiser les résultats de leurs travaux de planification
    • Sur les boards des équipes d’une part
    • Dans le cadre d’une restitution globale et cohérente transversalement d’autre part

Tout d’abord, ANTICIPER …

Ce dispositif spécifique se prépare à l’avance, et doit absolument être testé au préalable : faites une répétition bien en amont du PI Planning pour tester les outils avec certains membres des équipes du train, afin de valider le bon fonctionnement mais aussi de les mettre à l’aise pour le jour J !

Dans la mesure du possible, privilégiez les outils déjà connus dans votre contexte et maîtrisés par les participants. Mais si vous avez le temps de faire monter les équipes en compétence, voici quelques exemples de configurations utilisées pendant la crise du Covid19 dans les entreprises françaises, agrémentée de recommandations.

Audio / Visio conférences

Chez Banque de France, Skype était l’outil privilégié, doublé par whatsapp pour cadencer les travaux. Hangouts est venu en surplus pour pallier les limitations de Skype qui ne permettait pas d’accueillir tous les participants en même temps (même si de mon côté, je n’ai pas rencontré un tel problème). Pour ma part, j’ai expérimenté Blue Jeans, qui permet des connexions jusqu’à plus de 1000 participants  avec une très bonne qualité de son et d’image. Le gros avantage réside dans le service d’intendance associable, permettant d’avoir un administrateur, un présentateur et des participants avec des droits d’intervention différents, et ajustables en live. Un modérateur peut également prendre les questions par écrit et donner la parole à un membre de l’audience au moment opportun. A noter que cet outil est, par ailleurs, très adapté à la tenue de démonstrations de travaux de fin de PI.

Messagerie Instantanée

Les outils les plus fréquemment rencontrés dans des entreprises comme Orange, Banque de France, ou encore Société Générale sont Confluence, Skype et MS Teams. En tant que RTE, j’apprécie Whatsapp pour battre le rappel des phases de teams breakouts, scrum of scrums, session de revue des risques, etc. et de façon plus générale pour donner le cadencement des interactions du PI Planning. Attention cependant, GDPR oblige, pensez à créer un espace de référencement des informations personnelles (numéros de téléphone par ex.) que vous pourrez facilement supprimer post PI Planning, et demander l’accord d’usage aux personnes qui seront dans votre fil de discussion.

Skype est toujours efficace pour les ateliers en petits comité, tout comme MS Teams, dont je trouve la qualité audio légèrement supérieure. Les deux fonctionnent plutôt bien.

Confluence et Slack sont pratiques pour les aspects de partages documentaires. En tant que RTE, c’est dans ce genre d’espace que j’ai créé des fiches de référence pour centraliser les règles d’utilisation de l’outil Audio Visioconférences choisi, l’annuaire du train, les identifiants de connexion aux différentes salles de réunion BlueJeans ou Skype, etc…

Digital Program Board, teams breakouts & feature refinement

Plusieurs setups existent là encore, plus ou moins onéreux, et plus ou moins aboutis également…

Chez Société Générale, plusieurs trains SAFe cohabitent et chacun a le choix de ses moyens.  Si Jira est un standard pour la gestion des travaux des équipes, certains ont déployé iObeya, d’autres Klaxoon ou Yellow pour construire les boards du PI Planning. Chez Banque de France et Orange, on se sert plus généralement de iObeya.

De mon côté, j’ai pu tester iObeya, les plug in Easy Agile, Yellow et Klaxoon. Ma préférence va sans hésiter à iObeya, qui offre une configuration SAFe très user-friendly. Les boards des équipes sont synchronisés avec le program board et d’autres canvas dédiés permettent le suivi des risques, les synchros entre scrum masters etc… Il intègre des outils d’échanges de tickets synchronisés entre boards, très utiles pour la gestion des dépendances. La configuration de la salle virtuelle est assez facile à prendre en main et l’appropriation par les équipes s’en trouve facilitée. Je n’ai cependant pas pu tester les liens entre iObeya et Jira. Pour le partage du backlog des business features nous avons choisi la simplicité en les référençant dans Jira au sein d’un filtre dédié d’un côté ; iObeya, de l’autre côté, est dédié aux échanges et découpages en component features puis user stories. La phase de réintégration des tickets dans Jira fonctionne manuellement, de la même façon que l’on peut le vivre dans un PI planning traditionnel.

… mais également S’ADAPTER

L’agilité permet aux équipes de se donner les moyens de naviguer dans un environnement incertain et de favoriser la compétitivité des entreprises en adaptant les processus aux réalités de terrain.  N’hésitez pas alors à bousculer les habitudes, revoir vos patterns de fonctionnement, adapter la cinématique des échanges face aux contraintes, faire de la pédagogie et vous concentrer sur les moyens de favoriser l’efficacité collective au service du client final !

Au final, mon expérience et celle des homologues que j’ai pu interroger le confirment : il est tout à fait possible de réussir un PI Planning à distance ! En suivant ces quelques conseils et surtout en faisant preuve de capacité à s’adapter à ces nouvelles circonstances, rien n’empêche donc de montrer que, même si la littérature officielle (rédigée avant la crise du COVID) érige le présentiel en pilier indispensable de l’agilité, le télétravail peut même être un coup de boost à l’agilité. Chez aSpark, c’est avec plaisir que nous aiderons nos clients à capitaliser sur les enseignements des méthodologies comme SAFe, mais également à les adapter à leur contexte et aux bouleversements des habitudes de collaboration du monde de l’entreprise post covid.

Vous avez participé ou organisé un PI planning en plein confinement : n’hésitez pas à partager vos témoignages !

Paul Allard

Un grand merci aux contributions de Natixis, Société Générale, Banque de France et Orange pour leur précieuse contribution à ce billet.