Atelier prise de décision : Agile Paris By Night 2017

aSpark Consulting était présent il y a trois jours pour l’évènement Agile Paris By Night. Experts, passionnés, très bonne ambiance, tout y était pour des échanges de qualité, positifs et constructifs. Et pour penser le travail de demain, en mode agile bien sûr ! Je souhaite partager avec vous mes notes sur 2 ateliers très intéressants auxquels j’ai participé : le premier sur le conflit – article précédent – (par Violaine Truck, Professional Mediator, Mediation & Crisis Communication, Scrum Alliance), et le second sur la prise de décision (par Dragos Dreptate, Coach Agile/Lean & Bâtisseur de Possible, et Olivier Albiez, Co-owner Azaé, catalyseur d’agilité).

Revenons à la définition de la prise de décision. La prise de décision est un processus cognitif complexe, différent de la réaction instinctive et immédiate, visant à la sélection d’un type d’action parmi différentes alternatives. Ce processus est théoriquement basé sur des critères de choix, et sur une analyse des enjeux et des options et conduit à un choix final. Le résultat peut être une action ou une opinion d’un choix. Le décideur peut être une personne autonome, ou une entité multiple telle qu’un couple, une famille, un conseil d’administration, une collectivité (on parle ainsi de décideur public, de décision juridique…).

Cet atelier s’est articulé autour de 5 exercices en groupe, afin d’éprouver 5 protocoles de prise de décision. Chaque participant a pu expérimenter les longueurs et/ou les difficultés de chaque type pour les comparer.

1. Décision unilatérale (autoritaire). 

Un seul membre prend la décision. Cela peut être rapide, mais on sait tous qu’il peut y avoir des mécontents. Passons à la suite.

2. Consensus.

Les membres d’un groupe cherchent à se mettre d’accord sur la base d’une analyse approfondie d’arguments discutés. Ce protocole est beaucoup plus long et difficile, et tout le monde n’est pas content, voire personne n’est content, car chacun a consenti partiellement et chacun sera donc partiellement satisfait.

3. Majorité.

Le groupe le plus nombreux prend la décision pour tous. Ce protocole est plus rapide mais tous ceux ne faisant pas partie de la majorité sont mécontents.

4. Consentement.

Chaque membre du groupe peut voter de 3 manières différentes : approbation, acceptation (je peux vivre avec), ou objection (je n’accepte pas). Chaque membre votant pur l’objection a l’obligation d’apporter une proposition alternative, c’est-à-dire modifier la proposition de départ pour la rendre acceptable (objection constructive). Ce protocole est également un peu long, mais permet d’enrichir le débat avec des idées nouvelles, qui peuvent être acceptées ou approuvées par tous les autres membres du groupe. Il se différencie du consensus par l’apport d’idées nouvelles, et augmente donc le niveau global de satisfaction de l’ensemble des membres du groupe.

5. Advice Process. 

L’Advice Process permet aux organisations d’équilibrer vitesse et qualité de prise de décision. Utiliser ce protocole permet d’impliquer, de motiver et de rendre plus efficace un groupe de collaborateurs. Le diagramme ci-dessous résume les points-clefs de ce protocole.

Quelqu’un – le décideur – sera celui qui prendra la décision pour tous. Le décideur vient chercher les inputs des autres membres du groupe afin d’avoir une compréhension plus complète d’un sujet. Ainsi, il prendra donc une meilleure décision et établira des relations avec l’ensemble des membres du groupe. Le décideur parle à des personnes expérimentées quant à la prise de ce type de décision, des personnes de différentes parties et de différents niveaux de l’organisation, pour enrichir sa vision et comprendre les différents impacts sur l’ensemble du groupe ou de l’organisation. Le groupe ou l’organisation lui a délégué ce pouvoir de décision et il doit se mettre à son service pour prendre la meilleure décision possible.

Merci à Dragos Dreptate et Olivier Albiez pour ce partage.

Un des facteurs clefs de succès du déploiement de l’agilité est le mindset. L’agilité est donc un changement de paradigme pour beaucoup d’entre nous. Une des premières étapes est de savoir s’affranchir du besoin de contrôle, savoir déléguer, savoir décentraliser. La prise de décision est un des coûts les plus importants en gestion de projet, notamment quand toute une équipe doit attendre des semaines avant qu’une décision ne soit prise. La décentralisation de la prise de décision que permet l’Advice Process rend la gestion de projet plus efficace et améliore le bien-être des collaborateurs car on leur fait alors confiance, on enrichit leur poste, et on leur laisse l’autonomie dont ils ont besoin pour pouvoir se développer et atteindre leurs objectifs. A bon entendeur ;-)

Sources :

Atelier de Dragos Dreptate (http://apbn2017.agileparis.org/)

Définition de la prise de décision : https://fr.wikipedia.org/wiki/Prise_de_d%C3%A9cision

Définition du consensus : https://fr.wikipedia.org/wiki/Consensus

Et définition de l’Advice Process : http://agilitrix.com/2016/11/advice-process/

Pour aller plus loin :

Sur l’advice process: http://agilitrix.com/2016/11/advice-process/