Facilitated workshops : kesako ?

Facilitated workshops

Facilitated workshops : un facilitated workshop est un évènement collaboratif planifié lors duquel un groupe de parties prenantes et d’experts (les Subject Matter Experts) travaillent ensemble pour créer, corriger et documenter un livrable prédéfini ou un produit. Le groupe se met préalablement d’accord sur les livrables à produire et, la plupart du temps, les participants préparent un travail avant d’arriver en atelier. Par ailleurs, il collabore selon des règles prédéfinies pour interagir et prendre des décisions afin d’être en mesure d’atteindre les objectifs de l’atelier.

Les ateliers réussis sont généralement composés d’un groupe équilibré (idéalement de 5 à 12 personnes) d’experts fonctionnels, ou bien de responsable de développement produit représentant ces experts et d’experts IT. Un facilitateur neutre les dirige pendant l’atelier et une personne responsable de la prise de note (parfois le facilitateur lui-même) documente le travail du groupe tout au long de l’atelier.

Le processus de ce genre d’ateliers vise à tirer profit de l’énergie conjointe des différents groupes d’experts pour atteindre un objectif commun. Les participants interagissent à un niveau d’expertise élevé, ce qui leur permet de travailler de manière à ce qu’ils atteignent ce que les psychologues appellent la « validation consensuelle ». Un atelier réussi et productif est divertissant et stimulant.

Capers Jones, spécialiste américain des méthodologies de développement logiciel, souvent associé  à la méthode des “points de fonction“, unité de mesure de la richesse d’un logiciel en termes de fonctionnalités livrées à l’utilisateur :

 “High-quality software is not expensive. High-quality software is faster and cheaper to build and maintain than low-quality software, from initial development all the way through total cost of ownership.“

“[Facilitated workshops] still rank as one of the best methods for dealing with user requirements.”

Les données qualité et réduction des coûts des projets utilisant ces ateliers sont impressionnantes :

• le flottement du périmètre est réduit de 80% à 10%,
• les livraisons des premières phases des projets se font plus tôt dans 30% à 40% des cas,
• Les points de fonction connaissent une augmentation qui varie entre 40% et 85%,
• la réduction des coûts et de la durée de l’ensemble du projet varie entre 5% et 15%.

Quelles différences entre une réunion et un atelier ?

Réunion	Atelier
Objectif : échange d’informations	Objectif : découverte et création d’informations
Mené par un manager ou un leader	Mené par un facilitateur neutre
Les documents et informations sont partagés. Il est très rare que l’on y crée des produits ou livrables	Les produits ou livrables sont créés et vérifiés par les participants
Ne nécessite que très rarement de travail en amont	Nécessite toujours un travail en amont : préparation de draft ou de modèle de livrables attendus, listes, etc.
Peu de documentation	Beaucoup de documentation
Préparation légère	Préparation intense
Processus de réunion continu	Processus périodique, incorporé à la structure du projet
1 à 3 heures de réunion	2 à 4 heures d’atelier, voire plusieurs jours d’atelier
Peu d’utilisation d’aides visuelles	Utilisation intense d’aides visuelles (affiches, post-its, cartographies, diagrammes, schéma, etc.)
Sponsorship détenu par le responsable de la réunion	Sponsorship détenu par le sponsor de l’atelier qui peut être un participant ou non
Pas besoin de travail de préparation de la part des participants	Travail de préparation souvent requis de la part des participants
Participants aux profils homogènes ou non	Les profils des participants doivent être diversifiés
La prise de décision reste entre les mains du responsable du meeting et peut ne pas être un point de la réunion	Chaque décision est prédéfinie, et est issue d’un processus préalablement explicité
Le centre névralgique de la réunion est le responsable de la réunion	Le centre névralgique de l’atelier est l’atelier lui-même et tous ses participants
Très peu d’activités divertissantes incluses dans la réunion	Les activités divertissantes sont encouragées au sein des ateliers pour renforcer l’esprit d’équipe, la motivation et l’innovation/créativité
Les participants d’une réunion sont la plupart du temps passifs, en mode réception	Les participants d’un atelier sont actifs, experts sur leur domaine, en mode interactif
Peu d’interactions entre les participants d’une réunion	Beaucoup d’interactions entre les participants d’un atelier, pour construire ensemble
Orientation ou pre-réunion non nécessaire	Orientation ou pré-atelier parfois nécessaire, dans les cas où l’atelier est sur plusieurs jours, le périmètre est large ou les participants ont besoin de fournir un travail en amont

Rôles clefs des acteurs d’un atelier

Pour assurer le succès de vos ateliers de travail, il est important de prendre en compte les 5 rôles suivants pour votre atelier :

Sponsor

Responsable de l’organisation et de la réussite du workshop. C’est lui qui établit les objectifs, assure l’implication managériale et détient le budget.

Facilitator

Responsable de la structuration et du déroulement du workshop, pour atteindre les objectifs du sponsor.

Scribe

Soutient le facilitator en documentant le workshop. Ce rôle est souvent pris par le facilitator lui-même.

Participants

Participe à toutes les sessions de workshop. Ils représentent des perspectives diverses, des domaines de l’organisation différents et des intérêts personnels (donc divergents).

Stakeholders

Tout autre personne ayant un lien ou un intérêt dans les livrables ou objectifs de l’atelier.

Team coaching et facilitation : 5 étapes-clefs

Le facilitateur va exécuter 5 étapes pour mener à bien son atelier. Le temps et la charge de travail affecté sera fonction du budget alloué et du planning prédéfini.

Definition

Le facilitateur explicite les objectifs avec le sponsor et identifie les participants et les parties prenantes.

Research

Le facilitateur consulte tous les participants et parties prenantes possibles pour obtenir un aperçu de leur manière de voir les choses, pour mettre en lumière d’éventuels problèmes et identifier d’éventuels participants supplémentaires. C’est le moment pour la facilitateur d’obtenir de la documentation.

Preparation

La facilitateur construit le processus de l’atelier, crée tous les supports nécessaires et prépare le dossier de présentation et d’information sur l’atelier. Ces éléments sont préalablement validés par le sponsor. Le lieu de l’atelier, les outils informatiques, le service traiteur sont réservés.

The Workshop event

Le facilitateur va guider les participants tout au long de l’entretien, en respectant l’ordre du jour préparé (le processus de l’atelier). Pour ce faire, il va user de techniques visant à aider, et parfois challenger, les participants. On englobe dans la facilitation :

• Ressources – Agencement de la salle, fourniture, installations, équipements, salle attenantes, service traiteur.
• Contexte – Introductions, objectifs, livrables, règles de base, planning de la journée, processus.
• Outils & Techniques – Discussion ouverte, brainstorming, jeu de rôle, simulation, vote, questionnement, exercices stimulants, réflexion, confrontation de points de vue, schémas et dessins, story boarding.
• Visibilité – Garder visible autant que possible les flipcharts du tableau de conférence et tout autre document utile en les affichant aux murs à chaque session. Doivent être visibles les objectifs, les listes d’actions et les problèmes non résolus (open issues).
• Conclusion – Résumer, confronter les résultats aux objectifs, liste d’actions issue du consensus atteint pendant l’atelier, demander un feedback.

Documentation

Le responsable de la prise de notes produit une copie (dactylographiée ou photographiée) des flipcharts “as-is“. Cela doit être fait dans les 24 heures alors que les conversations qui ont eu lieu pendant l’atelier sont encore fraîches dans la tête des participants. Cela permet aux participants de commenter ou de clarifier certains points. Des documents plus formels seront produits plus tard, en prenant en compte les commentaires et clarifications reçus des participants.

Conclusion

L’objectif du facilitateur est de rester suffisamment en retrait pour que les participants finissent par conclure : « Nous l’avons fait nous-mêmes ! »

Références et pour aller plus loin

[PDF] « Facilitated Workshops in Software Development Projects (Paper for Software Management 2001) », Ellen Gottesdiener, 2000.

Tools & techniques : Facilitated worshop [http://www.coachingconnect.co.uk]

Capers Jones, Applied software measurement: global analysis of productivity and quality, McGraw-Hill Professional, 2008, 3ème édition (format livre papier ou Kindle).

Workshop Facilitation Techniques : how a facilitator must understand the group dynamics and acrobatically address the inequalities in the group. [http://www.buzzle.com]